Разделяне на текст с помощта на Excel: 7 стъпки (със снимки)

2024 Автор: John Day | [email protected]. Последно модифициран: 2024-01-30 07:55

Тази инструкция ще ви покаже как да разделите (в компютърно езико, анализиране) текст с помощта на Excel. Инструктажът ще ви запознае с някои от командите за обработка на текст в Excel. Тази инструкция ще се основава на Excel 2007, но ще работи във всяка последна версия на софтуера. Техниката може да се приложи към широк спектър от данни.

Стъпка 1: Изградете своя списък с имена

В клетка A1 въведете Име на заглавката на колоната. Често списъците ще имат имена под формата Последно, Първо. Въведете някои имена, с които да работите. В компютърното линго група текстови символи като нашите имена тук се наричат низ.

Стъпка 2: Изрежете допълнителни пространства

Много пъти списъците от компютърни програми или копирани от уеб страници имат допълнителни пространства. Excel има функция, наречена TRIM, която премахва допълнителните интервали; ако има две или повече интервали в средата на низ, Excel изважда всички, освен едно, и ако има няколко интервала в края на низ, Excel премахва всички тях. За да използвате функцията, въведете заглавката TRIMMED в клетка B1, след което въведете формулата = TRIM (A2). За да покажете как функционира функцията, отбележете в изображението, че добавих интервали пред първото име, Джейн. Функцията TRIM премахва всички допълнителни пространства.

Стъпка 3: Намерете разделителния знак

За да разделим фамилията и собственото име в различни клетки, трябва да намерим нещо, което разделя двете части (в компютърното линго това се нарича разделител); в нашия случай тук е запетая. За да направим това, ще използваме низните функции в Excel. В клетка C1 въведете заглавката запетая и в клетка C2 въведете формулата: = FIND (",", B2). На английски тази формула означава Погледнете в клетка В2 и разберете къде е запетаята. Когато натиснете enter, клетка C2 ще върне числото 6 (ако името в клетка B2 е Смит, Джейн), което е позицията на запетаята в низа. Изпълняваме функцията върху подрязаното име.

Стъпка 4: Намиране на собственото име

Сега е време да намерим първото име. За да направим това, ще използваме функция, наречена MID, която се използва за изваждане на части от низ от MIDdle на низа. В клетка D1 въведете заглавката F_Name. Къде започва първото име? Е, тъй като знаем, че запетаята е на позиция 6 (числото, върнато в колоната със запетая) и има едно интервал (не забравяйте, че отрязахме низа), първото име трябва да започва две позиции след запетаята (едната за интервала след, след това още една за първата буква в името). В клетка D2 въведете формулата = MID (B2, C2+2, 100) и натиснете enter. Трябва да видиш Джейн в килията. Ето как формулата ще бъде преведена на английски: Вземете низа в клетка В2, започнете 2 знака след запетаята и издърпайте 100 знака. Като казваме на Excel да вземе 100 знака, казваме, че вземете всичко от символ 8 до края на низа; дали има 1 знак или 100 Excel ще получи всичко.

Стъпка 5: Намиране на фамилното име

Сега за фамилията. Този път ще използваме функцията НАЛЯВО, която изтегля текст от лявата страна на низа (гениално име, а?). В клетка E1 въведете заглавката L_Name. И така, къде свършва фамилията? Знаем, че запетаята е в позиция шест в този пример, така че фамилията трябва да завършва с 1 знак преди това. В клетка E2 въведете формулата = НАЛЯВО (B2, C2-1) и натиснете enter. Трябва да видиш Смит. Преведената формула казва: Вземете числото в клетка C2 и извадете 1; вземете толкова много знаци от лявата страна на низа в клетка В2.

Стъпка 6: Копирайте формулите

Копирайте трудно изградените формули, за да обработите останалите имена, като маркирате клетки B2 до E2. Ще забележите, че в долния десен ъгъл на селекцията има малка черна кутия; като задържите левия бутон на мишката, изберете малката черна кутия и плъзнете надолу (когато мишката мине над правилното място, тя ще се превърне в знак „плюс“). Задръжте левия бутон на мишката и плъзнете надолу, докато стигнете до последния ред имена във вашия списък и освободете левия бутон на мишката.

Стъпка 7: Завършване

Сега не искате формули, искате имена. Почти приключихме. Маркирайте клетки D2 до E6. Вътре в маркираната област щракнете с десния бутон на мишката. Границата трябва да се промени в подвижна пунктирана линия. Изберете Копиране от контекстното меню. След това отново с дясната мишка в осветената област, но този път изберете Специално поставяне. Щракнете върху бутона за стойности и изберете OK. Проверете всяка клетка, която има формула (като D2 или E5); формулата трябваше да бъде заменена с резултата от формулата. Щракнете върху A в горната част на колона A и задръжте левия бутон на мишката, плъзнете до колона C. Десната мишка в маркираната област и изберете Delete; ще останете със своя списък с имена с имена и фамилии в различни колони. Това е гъвкава техника, която можете да приложите в много ситуации. Забавлявай се!